" Détendez-vous, vous avez 547 messages non lus"
Et si vos boîtes mail pouvaient vous délivrer ce genre de message en rentrant de vacances? Existe-t-il un moyen d'échapper au stress de la rentrée, vécu par tant de salariés croulant sous les e-mails dès leur retour de congés?
L'e-mail et les bonnes pratiques: un vaste sujet encore en cours d'acquisition... Les quelques astuces qui suivent vous guideront dans la meilleure attitude à tenir avant d'appuyer sur le bouton "on" de votre messagerie après quelques jours d'absence. Détendez-vous, et suivez le guide!
Avant les vacances :
Les conseils suivants sont valables avant votre départ en congés mais pourraient l'être pour votre pratique courante, tout au long de l'année:
1. Anticipez: si vous laissez des affaires non résolues, ne vous étonnez pas d'être dérangé au moment où vous ne le souhaiteriez pas! Alors, anticipez tout ce qui peut l'être et traitez ou déléguez avant de vous absenter.
2. Éduquez: à quoi sert d'être mis systématiquement en copie de tous les mails envoyés par votre équipe? Communiquez et habituez votre entourage professionnel à vous faire des synthèses d'information plutôt qu'un déversement au fil de l'eau.
3. Nettoyez: supprimez, transférez, créez des règles de classement automatique, priorisez vos e-mails au fur et à mesure de leur arrivée; ne partez pas en vacances avec une boîte déjà encombrée: pollution visuelle assurée au retour!
4. Communiquez: comme beaucoup l'ont bien compris, l'e-mail d'absence est désormais indispensable. Un message simple comportant au moins les informations suivantes:
- Une période bien définie: "je suis absent(e) du .... au..."; attention! ne narguez pas votre correspondant en parlant de "congés", "vacances", "pieds en éventail"... agacement assuré. Évitez également de mentir sur votre date de retour (un jour après pour être tranquille), votre interlocuteur verra bien vos confirmations de lecture!
- Un relais en votre absence: si vous avez un homologue avec qui vous formez un parfait binôme, donnez son nom et ses coordonnées afin de ne pas laisser les affaires urgentes en souffrance.
Pendant les vacances :
1. Interdit de consulter ses e-mails: stress assuré, détente gâchée, coupure inefficace... Surtout si le prétexte est: "j'en aurai moins à traiter au retour...!"
2. Interdit de répondre à ses e-mails: si vous répondez, c'est que vous êtes disponible! Ne vous plaignez pas d'être dérangé ensuite.
Au retour des vacances :
1. Ne prévoyez aucun rendez-vous ou réunion dans les premières heures: elles seront consacrées au traitement de vos messages; comptez au moins 2 heures pour éviter le stress.
2. Priorisez, vous traiterez plus tard: si vous traitez vos e-mails au fil de l'eau, comptez plutôt 2 jours... Marche à suivre:
a. Balayer du regard toute la liste: nom de l'expéditeur et objet, pour avoir une vue d'ensemble.
b. Triez selon le principe suivant:
- Je peux traiter en moins de 2 minutes: ce qui est fait n'est plus à faire! Donc, à faire en priorité;
- Il me faudra plus de temps, je priorise: affectez l'e-mail à une tâche et mettez une échéance et un rappel - Erreur à ne pas commettre: mettre en "non lu" et revenir plus tard (ça fait mal à la mémoire!!!) - Recommandation pour éviter du stress: informer votre interlocuteur de la bonne réception et lui donner une échéance approximative de traitement;
- Ce sera intéressant, mais plus tard: transférez ce qui ne vous concerne pas, supprimez ce qui doit l'être tout de suite, classez les éléments à lire plus tard (newsletters, articles, notes d'information...).
3. Relativisez: et pour les bonnes résolutions de la rentrée, rendons à l'e-mail ce qui est à l'e-mail, c'est-à-dire ses propriétés d'outil de communication écrite, certes le plus facile à utiliser et le plus pratique des écrits professionnels. Mais attention, méfions-nous de toutes les dérives que nous lui faisons subir:
- Cet outil n'a pas été créé pour générer du stress: ce n'est pas parce que ça arrive par mail que c'est urgent... ou qu'il faut traiter tout de suite... même si votre interlocuteur a mentionné "urgent" dans l'objet (mais pour qui est-ce urgent au fait?)
- Cet outil n'a pas été créé pour nous pousser à l'immédiateté: nul n'est tenu de répondre à un e-mail sur le champ... Si vous attendez une réponse urgente, téléphonez ou déplacez-vous, ce sera plus approprié.
- Cet outil n'a pas été créé pour servir de "parachute": exit les e-mails de confirmation de ce que l'on s'est dit dans le couloir! Oui, c'est une bonne trace écrite mais évitons d'en abuser, cela fini par se voir!
- Cet outil n'a pas été créé pour déranger les collègues la nuit ou les week-ends: sachez respecter le droit à la déconnexion et n'envoyez plus d'e-mails pendant le temps privé de vos interlocuteurs; certaines messageries proposent dorénavant une fonction "livraison différée" (dans Outlook, par exemple), à utiliser sans modération.
Allez, respirez, tout va bien! Vous êtes serein(e); pour la boîte mail, c'est fait, et pour les bonnes pratiques, vous savez tout dorénavant (ou presque)! On va pouvoir commencer à travailler :)
Bonne rentrée à tous !
Article d'origine ici.
Pour des conseils personnalisés sur la gestion du temps et du stress c'est ici : www.arhesconseil.fr
